Blog

Kinh nghiệm để lựa chọn KPI cho DN

Những chỉ số đánh giá hiệu suất chính (KPIs) là những dữ liệu và số liệu thể hiện một doanh nghiệp có đang hoạt động tốt hay không. Đối với doanh nghiệp, những chỉ số này là rất quan trọng. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp lựa chọn những hệ thống KPIs kém, hoặc những KPIs mà quá phức tạp và đắt đỏ, hay quá khó khăn để kiểm soát, nó sẽ gây ra nhiều bất lợi cho doanh nghiệp.

Vậy phải làm thế nào để chủ doanh nghiệp, giám đốc điều hành hoặc người quản lý lựa chọn đúng những chìa khóa đánh giá hiệu quả công việc phù hợp? Dưới đây là 6 yếu tố giúp nhà quản lý lựa chọn KPIs phù hợp với doanh nghiệp của họ:

  1. Aligned – Lựa chọn những KPIs liên quan với mục tiêu kinh doanh chiến lược

Doanh nghiệp thường căn cứ vào những mục tiêu chiến lược để lựa chọn KPIs. Điều này khá phức tạp trong thực tế vì các doanh nghiệp thường có cả mục tiêu ngắn, trung và dài hạn cùng lúc, và từ đó, những quyết định kinh doanh sẽ được triển khai thông qua các cấp quản lý, gây ra tranh cãi rằng chúng ta nên đánh giá hiệu quả quản lý từ trên xuống dưới hay từ dưới lên trên. (ví dụ: bắt đầu với đánh giá hiệu quả kinh doanh rồi đến đánh giá hiệu quả chăm sóc khách hàng, hoặc ngược lại).

KPI

Một số mẹo để bạn đi đúng hướng:

  • Lựa chọn những KPIs khác nhau cho những cấp quản lý khác nhau theo loại mục tiêu mà họ phụ trách. Thay vì cố gắng xây dựng KPIs cho cả công ty, hãy lựa chọn KPIs cho từng bộ phận dựa trên nhiệm vụ của họ. Bạn có thể tham khảo buổi thảo luận của Mark Flaherty xung quanh KPIs theo “Mô hình trục bánh xe và nan hoa” (Hub and spoke).
  • KPIs được lựa chọn phải được triển khai theo cả hai chiều từ dưới lên trên và từ trên xuống dưới. KPIs hiệu quả nhất là sự kết hợp giữa mục tiêu kinh doanh và sự phù hợp thị trường của sản phẩm (tức là sự tiếp nhận của thị trường đối với một sản phẩm hoặc dịch vụ). Một ví dụ hoàn hảo cho sự kết hợp này là Tỷ lệ giới thiệu khách hàng (Customer Referral Rate) – đo phần trăm khách hàng hài lòng với sản phẩm và sẵn sàng giới thiệu với các khách hàng khác. Ở cấp độ hoạch định chiến lược, KPIs này chứng tỏ hiệu quả của chiến dịch marketing với đội ngũ bán hàng và chăm sóc khách hàng trong việc biến những khách hàng mới thành khách hàng tiềm năng. Ở cấp độ quản lý hoặc điều hành, KPIs này liên quan đến việc hoàn thành X% của mục tiêu chiến lược trong thời gian cụ thể. KPIs tách rời với những kết quả liều lĩnh trong kinh doanh và những kết quả chăm sóc khách hàng từ thực tế.
  • Hãy tránh các KPIs sẵn có. Mỗi doanh nghiệp khác nhau cần có những KPIs khác nhau theo mục tiêu của mình. Ngay cả khi đó là một mô hình tương tự, bạn cũng không thể tìm thấy hệ thống KPIs ngay. Bạn đang lái một chiếc xe khác, đi trên một con đường khác và hướng tới những mục tiêu khác. Hãy chọn lựa KPIs có thể giúp bạn đi đúng hướng  bạn đã chọn.
  1. Attainable – Hãy chắc chắn KPIs bạn chọn có thể thực hiện

4 cách quản lý thời gian hiệu quảKPIs không thể triển khai thành công nếu nó quá tốn kém hoặc khó khăn khi triển khai nó. Để đánh giá chi phí/lợi ích cụ thể của một KPI, hãy tự hỏi:

  • Những tiêu chí tôi cần để đo KPI này?
  • Những công nghệ và quy trình nào cần để cập nhật thường xuyên dữ liệu ?
  • Cần những quy trình và thiết bị nào để triển khai KPI với những bên liên quan và các nhà kinh doanh?
  • Chi phí/ Lợi nhuận tiềm năng là bao nhiêu?
  1. Acute – Cụ thể hóa KPIs bạn chọn

KPIs là công cụ để định hướng cho doanh nghiệp nên bạn cụ thể hóa nó thành những hành động cụ thể. Nếu một KPI quá mơ hồ hoặc quá phức tạp, nó có thể được diễn giải theo nhiều cách khác nhau và được triển khai theo nhiều cách khác nhau. Chi phí tạo ra khách hàng mới đến Vòng đời khách hàng (CAC/LTV) là một KPI cụ thể, KPI này rất hữu ích khi đưa ra các quyết định quản lý và dễ dàng điều khiển.

Ngoài việc cụ thể hóa KPIs bạn chọn, bạn nên hạn chế số KPIs được chọn. Đây là lý do:

  • Hạn chế số KPIs buộc bạn phải suy nghĩ cẩn thận KPIs nào là chìa khóa cho sự thành công của doanh nghiệp.
  • Bạn có càng ít KPIs thì bạn càng tập trung vào chúng hơn.
  • Việc tối ưu hóa KPIs liên tục làm mất rất nhiều thời gian, công sức và tiền bạc. Càng có nhiều KPIs bạn sẽ cần càng nhiều thời gian và tiền bạc để điều khiển và tối ưu chúng.
  1. Accurate – Lựa chọn KPI chính xác:

Một điều quan trọng khác khi lựa chọn KPIs cho doanh nghiệp của bạn là tính chính xác của dữ liệu trong KPI và độ tin cậy của KPI trong dự đoán hiệu quả kinh doanh. Bạn hãy tự hỏi:

  • KPI đã có đầy đủ thông tin liên quan chưa? Hãy trở lại với Chí phí đẻ tạo ra khách hàng mới (CAC). Để có thể đo chính xác, bạn cần thu thập và tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau – chi phí tiếp thị, bán hàng, chăm sóc khách hàng,.. Dữ liệu này có thể đến từ các nền tảng tiếp thị như AdWords, Excel,… Quá trình này rất phức tạp và có thể có rất nhiều lỗi. Bạn không thể bỏ qua những lỗi này vì nó có thể dẫn đến KPI bị đo sai, ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh.
  • KPI chính xác như thế nào trong phản ánh và dự báo hiệu qủa kinh doanh? Nếu đang trong quá trình đánh giá mà bạn cảm thấy KPI có vấn đề, hãy cân nhắc đó có phải KPI phù hợp không.
  1. Actionable – Lựa chọn KPIs khả thi, có khả năng thực hiện

Một trong những điều quan trọng cần cân nhắc khi lựa chọn KPIs là doanh nghiệp của bạn có khả năng thực hiện KPIs đó không. Hãy xem xét bằng một bài kiểm tra ứng dụng kép: Doanh nghiệp có thể kiểm soát nền tảng của KPI không? Nếu điều kiện triển khai KPIs nằm ngoài khả năng kiểm soát của công ty, thì KPIs sẽ không thể triển khai. Thứ hai, KPI đã được triển khai đúng cách và đúng người chưa, có thúc đẩy hành động không?

  1. Alive – Chọn các chỉ số KPIs đang hoạt động

Khi bạn phụ thuộc vào một nhóm KPIs trong một khoảng thời gian dài, bạn nên thay đổi chúng được rồi đấy, doanh nghiệp của bạn không nằm yên và các chỉ số KPIs cũng như thế. Bạn nên dành thời gian để xem xét lại những lý do bạn đã chọn KPIs này thường xuyên. Những lý do nào còn giữ nguyên? Doanh nghiệp của bạn hoặc điều kiện kinh doanh có thay đổi không? Các KPIs của bạn có thể được điều chỉnh phù hợp với sự thay đổi này không?

Đồng thời, bạn cũng nên đánh giá các quy trình theo định kỳ để giám sát và tác động lên KPIs. Những người ra quyết định nên làm gì để nâng cấp chúng? Có những công cụ thích hợp để làm điều đó không? Hệ thống KPIs của bạn có hỗ trợ việc đưa ra quyết định dựa trên cơ sở dữ liệu và tăng lợi nhuận kinh doanh không?

Khi những dữ liệu, số liệu và các chỉ số ở khắp mọi nơi, bạn rất dễ bị mất phương hướng và mất tập trung vào những chỉ số thực sự quan trọng. Trong hoàn cảnh đó, điều quan trọng hơn cả là nên dành thời gian để suy nghĩ nghiêm túc tại sao và làm cách nào mà một KPIs trở thành chìa khóa thành công cho doanh nghiệp của bạn.

Nguồn: https://www.klipfolio.com/blog/best-practices-for-picking-business-kpis


Xem thêm các khóa học về BSC-KPI tại đây:

  1. Khóa học: ỨNG DỤNG BSC-KPI TRONG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP – CƠ BẢN VÀ NÂNG CAO
  2. Khóa học: XÂY DỰNG VÀ TRIỂN KHAI KPI CHO DOANH NGHIỆP
admin
Những chỉ số đánh giá hiệu suất chính (KPIs) là những dữ liệu và số liệu thể hiện một doanh nghiệp có đang hoạt động tốt hay không. Đối ...
0 Comment

Leave a Comment

Your email address will not be published.